در آخرین قسمت از آموزش Microsoft Access، مراحل انجام یک پروژه را بصورت کلی تشریح میکنیم تا بتوانیم تحلیل و طراحی پروژه های تعریف شده در Access را با پیشروی در مراحل زیر، انجام دهیم.
در این مقاله به روش دوّم ایجاد یک گزارش، بوسیله Report Wizard میپردازیم، در Report Wizard با استفاده از پرسشها و پاسخهائی، Access گزارش مورد نظر ما را میسازد.
ایجاد گزارش به منظور استخراج دادهها از جداول بانک اطلاعاتی وخلاصه سازی آنها با هدف چاپ انجام میگیرد؛ قابلیت مهم گزارش، امکان چاپ اطلاعات با ساختار و چیدمانی است که مورد نظر کاربر است.
یکی دیگر از اجزای بانک اطلاعاتی فرمها هستند که در واقع واسطی بین کاربر و بانک اطلاعاتی جهت تسهیل کردن امر ورود، نمایش، ویرایش و یا حذف اطلاعات میباشد.
پس از مدتی که اطلاعات در جداول دیتابیس افزایش پیدا کرد و یا تعداد جدولها بیشتر شد، برای یافتن رکوردها و یا اطلاعاتی خاص از جداول بانک اطلاعاتی با مشکل روبه رو خواهید شد، در این زمینه استفاده از یکی از اجزای بانک اطلاعاتی یعنی پرس و جوها جهت استخراج اطلاعات از جداول بانک اطلاعاتی راه گشا خواهد بود.
فیلتر کردن به منظور نمایش رکوردهائی از جدول که مقادیر خاصی دارند صورت می پذیرد و یا بالعکس به منظور عدم نمایش رکوردهائی از جدول که مقادیر خاصی دارند، اعمال میگردد.
در خصوص پانل Field Properties، به نحوه اختصاص نوع داده ی Lookup Wizard به فیلدها میپردازیم تا در هنگام ورود اطلاعات در فیلد مورد نظر، لیستی از مقادیر قابل انتخاب ظاهر گردد.
با ایجاد هر دیتا بیس جدید، یک جدول نیز بصورت خودکار ایجاد می گردد، لذا برای تعریف فیلد یا ستون جدید می توانید مکان نما را در اولین سلول از ستون Click to add قرار داده و داده مورد نظرتان را تایپ کنید و با زدن کلید Enter ، و یا Tab یک فیلد بصورت خودکار با نام Field 1 ایجاد و به همین ترتیب با تکرار این عمل، فیلدهای بعدی را نیز تولید نمائید.
یکی از کارهای مهم که در ابتدای ایجاد بانکهای اطلاعاتی میبایست مد نظر قرار دهید این است که برای هر موجودیت، جداول مورد نیاز را طراحی و سپس ویژگی ها و عناوین فیلدهای آنها را مشخص کنید، پس از انجام این کار حتماً باید نوع داده ی مجاز برای هر فیلد را نیز تعیین کنید.