ده رهنمود برای نوشتن یک درخواست شغل مؤثر  

1- نامه را به یک مخاطب خاص بنویسید. فردی که فکر می‌کنید احتمالا کاری برای شما در نظر دارد.

 شما باید نامه خود را به شخصی بنویسید که با کار شما مرتبط باشد نه به فردی که صرفا نامه را بخواند. پیدا کردن نام شخصی که بیشترین احتمال برای استخدام شما را دارد نیز کاری دشوار است، شما می‌توانید اطلاعات مورد نظرتان را از افراد خود شرکت، از طریق مراجعه به سایت اینترنتی آن و یا دیگر منابع عمومی پیدا کنید.

تلفن زدن و پرسیدن آدرس پست الکترونیکی از تلفنچی خود شرکت، به منظور پرسیدن نام شخص خاصی که مورد نظر شما است، نیز از راه‌های مناسب دیگر می‌باشد. با استفاده از سایت اینترنتی، علاوه بر نام شخص مورد نظرتان، اطلاعات  جانبی نیز به دست می‌آورید.

2-  تحقیق کنید.

اگر نامه شما خیلی کلی باشد، احتمال موثر بودن آن کمتر است، شما می‌‌خواهید نشان بدهید که درباره‌ شرکت مخاطب خود چیزهایی می‌دانید، پس کاری که باید انجام بدهید این است که ابتدا کمی درباره آن تحقیق کنید.

چنین اطلاعاتی را می‌توانید با مراجعه به سایت اینترنتی، گزارش‌های سالیانه، روزنامه‌های محلی و یا مجلات تجاری و بازرگانی،‌... به دست بیاورید. نامه‌ای که مطابق با خواسته‌های مورد نظر شرکت استخدام کننده نوشته شده باشد، بسیار موثرتر بوده و شما را از بقیه جویندگان کار، متمایز می‌سازد.

3-  برای مخاطب خود بنویسید که چه کارهایی می‌توانید برای شرکت آنها انجام بدهید، نه اینکه شرکت آنها چه کارهایی باید برای شما انجام دهد.

شرکت‌های استخدام کننده، به نامه‌هایی که با توضیحات مربوط به خواسته‌های شما از شرکت، آغاز شده باشد، ترتیب اثر نخواهد داد (من یک حسابدار با تجربه هستم که به دنبال یافتن کاری در یک شرکت متوسط و پویای حسابرسی که فرصت‌های زیادی برای پیشرفت من فراهم سازد، می‌باشم). در عوض اگر نامه را با نوشتن جملاتی که بیانگر راه‌های خاصی است که شما می‌توانید از آن طریق به شرکت یا اداره برای رسیدن به هدفی خاص کمک کنید، احتمال کاندید شدن خود برای استخدام را بالا می‌برید (من با داشتن تجربه‌ی کاری در کنار سه مدیر موفق در صنایع انرژی، می‌توانم فرد مفیدی برای همکاری با شما باشم و تجارب خود را در اختیار شما قرار دهم).

4- شغل مورد نظر خود را کاملا مشخص کنید.

استخدام کننده‌ها، مشاورین شغلی شما نیستند. آنها انتظار دارند که شما از پیش تکلیف خود را انجام داده و شغل مورد نظر خود را دقیقا مشخص کرده باشید. جملاتی نظیر من می‌توانم کارهای زیادی انجام بدهم، شما فقط جایی در شرکت خود برای من در نظر بگیرید موجب می‌شود که نامه‌ شما به داخل سطل کاغذ باطله‌ها برود. زمان گفتن سوابق و فرصت‌های دیگر نیز فراخواهد رسید. به هنگام مصاحبه، اگر فردی که با شما مصاحبه می‌کند، درباره‌ انتخاب‌ها و تجارب دیگر شما نیز سوال کرد، آن گاه می‌توانید آنها را مطرح کنید.

5-  چند موفقیتی را که به دست آورده‌اید، برای ایشان نام ببرید.

بعد از نوشتن جملات اولیه در مورد اینکه چگونه می‌توانید به شرکت کمک کنید و بیان بزرگترین امتیازاتی که تاکنون به دست آورده‌اید، چهار یا پنج موفقیت دیگر خود را به صورت فهرست‌وار و با استفاده از کلمات کلیدی، به آن اضافه کنید. به جای اینکه بنویسید به مدت 6 سال سابقه تدریس علوم کامپیوتر را دارم، بنویسید: در شش سال اخیر، 8500 نفر از شاگردان من موفق به دریافت دانشنامه‌های نرم‌افزاری شده‌اند. در عوض نوشتن جمله برای افزایش میزان فروش،‌با یک گروه خرید و فروش همکاری داشته‌ام، بنویسید: در مدت دو سال، 37 درصد میزان فروش یک گروه خرید و فروش را افزایش دادم. اعدادی که به کار می‌برید تقریبی هستند. پس در صورتی که از شما پرسش شد، مقادیر تقریبی آنها را بیان کنید، اگر کارهایی نیز در زمینه صرفه‌جویی در هزینه‌های یک شرکت، مشارکت در سود و زیان، سرپرستی کارمندان، نوآوری‌های خاص و... داشته‌اید بهتر است که آنها را نیز بیان کنید.

6- تنها موفقیت‌ها و دستاوردهایی را بیان کنید که با شغل درخواستی شما، مرتبط باشد.

احتمالا شما موفقیت‌هایی نیز داشته‌اید که هیچ ارتباطی با شغل درخواستی شما ندارند. اگر شغل درخواستی شما، شغل برنامه‌ریزی رویدادها باشد، ذکر این مطلب که شما مسوول سازماندهی یک کنفرانس جهانی که 300 نفر شرکت کننده داشته است، بسیار عالی است، اما اگر می‌خواهید ویراستار یک روزنامه باشید، ذکر این مطلب ضرورتی ندارد. همینطور، بردن جایزه‌ ادبی پولیتزر، موفقیتی نیست که با شغل یک مدیر پروژه شرکت ساختمانی، مرتبط باشد (شما می‌توانید این مطلب را در رزومه بعدی خود بیان کنید).

7- نامه را ساده، واضح و مختصر بنویسید.

نامه شما باید کوتاه و موثر باشد و تا جای ممکن نباید از یک صفحه بیشتر شود. به خاطر داشته باشید که شما در نظر دارید تا خواننده نامه را ترغیب نمایید چیزهای بیشتری در مورد شما بداند. بیان سرگذشت زندگی‌تان، بسیار خسته کننده است.

8-  نامه‌ای چشمگیر بنویسید.

بعد از اینکه نوشتن نامه تمام شد، از آن یک کپی تهیه کرده و به آن نگاه کنید. آیا نامه جالب توجهی شده است؟ فضاهای خالی زیادی دارد؟ به نظر خیلی شلوغ و درهم شده است؟ پر از جملات پیچیده است و حتی حاشیه‌های آن هم پر از نوشته است؟ آیا این همان نامه‌ای است که خودشما هم علاقه مند به خواندن آن هستید؟

9- به منظور نشان دادن عملی آنچه که در نامه ذکر کرده‌اید، از خواننده درخواست ملاقات حضوری نمایید.

چرا شما چنین نامه‌ای نوشته‌اید؟ پاسخ: برای گرفتن یک وقت مصاحبه، پس با استفاده از جمله ذیل برای خواننده بنویسید که قصد گفت و گو یا ملاقات حضوری را دارید: لطفا با این شماره با من تماس بگیرید.

ننویسید: من ظرف چند روز آینده برای پیگیری این نامه با شما تماس خواهم گرفت تا ببینم شما مایل به ملاقات با من هستید یا خیر. این کار باعث می‌شود خواننده‌ای که قصد دارد با شما تماس بگیرد، نامه را کنار گذاشته و منتظر بماند تا شما با او تماس بگیرید، در نتیجه شما شانس به دست آوردن شغلی را که برای یافتن آن بسیار تلاش کرده‌اید، از دست خواهید داد.

10-  ظرف مدتی کوتاه (پس از پایان مهلت پذیرش)، با تماس تلفنی و یا نوشتن یک نامه دیگر، نامه خود را پیگیری نمایید.

افراد مشغولیت‌های بسیاری دارند. آنها می‌خواهند تماس بگیرند، اما کارهای دیگری نیز در اولویت انجام این کار دارند. اگر بعد از اولین نامه، هیچکس با شما تماس نگرفت، تصور نکنید که شما فرد مورد نظر آنها نبوده‌اید. پس در صورت امکان، به صورت تلفنی تماس بگیرید، در غیر این صورت، نامه‌ دوم را بنویسید و نامه‌ اول را در آن خاطرنشان سازید و مجددا از آنها بخواهید که با شما تماس بگیرند و شما تلفن خود را هم بدهید.

منبع :

بازار کارا