ضرورت وجود قوانین و مقررات اداری، مالی و استخدامی  

باید دارای اختیار کافی جهت انجام آن وظیفه باشد، به­ طور مثال اگر کاری را به کسی واگذار کنیم ولی هیچ دستورالعمل و روشی برای نحوه و میزان اختیارات وی تعیین نشده باشد، او مسئولیتی در قبال عدم توفیق نخواهد داشت.

میزان اختیار و مسئولیت در سطوح مختلف هرم سازمانی یکسان نیست بلکه میزان مسئولیت به نسبت سطح سازمانی فرق می کند و هرچه به سطوح بالای هرم نزدیک شویم میزان اختیار و مسئولیت بیشتر و هرچه به سطوح پایین­ تر برسیم میزان آن کمتر خواهد شد. انعکاس این نسبت در نمودار آن برخلاف هرم و نمودار تشکیلاتی معکوس و به­ شکل قیف ظاهر می­شود و کاملاً برعکس نمودار سلسله مراتب سازمانی است.    

اختیار و قدرت باید برای پذیرفته شدن در جوامع (سطوح­ سازمانی) دارای منشأ و مأخذ باشد تا مورد پذیرش قرار گیرد و قدرت­ رهبران مشروعیت داشته باشد. به­ طور کلی سه منشأ برای مشروعیت قدرت وجود دارد:

الف: اعمال­ قدرت براساس سنت­ های جامعه که منتهی بر اصالت و صحت ارتباطات قدیمی است مانند پدرسالاری در خانواده

ب: اعمال ­قدرت بر مبنای نفوذ شخصی رهبر (کارفرما): اعمال ­قدرت و بوروکراسی­ کاریزماتیک که مبتنی بر خصوصیات خارق­ العاده و جذاب در شخصیت رهبر است، با رهبر به­ وجود می­ آید و با او از بین می­ رود.

توضیح واژه بوروکراسی از نظر لغوی به معنی حکومت مقامات دولتی است ولی عمدتاً از نظر عام مفهوم منفی و انتقاد آمیز دارد (کاغذبازی و کندی جریان­ امور). اما این تنها مفهوم آن نیست بلکه به این کلمه در فارسی، دیوان سالاری گفته می­ شود و در مفاهیم مختلف و متعددی به کار برده شده است از آن جمله:

بوروکراسی به مفهوم سازمان معقول و منطقی و اداره توسط کارکنان (دولتی، سازمان­ های بزرگ جوامع مختلف و سازمان­ های خصوصی) می­ باشد.

ج: اعمال­ قدرت مبتنی بر قانون: در این حالت جوامع براساس اعتقاد به قانون و قانون مندی مقام مسئول (رهبر سازمان) از وی اطاعت می­ کنند و قدرت­ رهبر نیز در محدوده­ قانون اعمال می­ شود و نه بیشتر.

به نظر ماکس وبر (max weber) فیلسوف و جامعه­ شناس آلمانی نیز بوروکراسی در مفهوم خاص آن به سازمان­های اداری گفته می­شود که مشروعیت و قدرت رهبری در آن ناشی از قانون است. این نوع مشروعیت با نوع کادر اداری و طریقه استخدام کارکنان ارتباط مستقیم دارد.

ما نیز همچون وبر معتقدیم که بوروکراسی معقول به علت دارا بودن مزایایی از قبیل دقت، مداومت، انضباط، جدیت و قابلیت اعتماد در انواع سازمان­ ها (دولتی، نظامی، حزبی، مذهبی، صنعتی و بازرگانی و غیره) درحال گسترش است.

نفوذ از بوروکرات­ ها دائماً رو به افزایش است و این تکامل بوروکراسی که جریان غیرقابل اجتناب می­باشد وسیله مهمی برای نیل به هدف­ های اقتصادی، سیاسی و اجتماعی هر جامعه و عنصر مهمی در منطقی کردن تمدن و دنیای جدید می باشد.

لازم به یادآوری است که نارسائی­ ها و مشکلات سیستم بوروکراسی جوامع امروز (سازمان­ های ذیربط) حاصل عدم رعایت اصول برهان­ های بوروکراسی حقیقی می­ باشد و از طریق بازبینی در قوانین و مقررات براساس نیازهای زمان و نظارت موثر و مستمر می توان آثار منفی بوروکراسی را به حداقل رساند و از آثار مطلوب و مثبت آن در جهت حل و فصل مسائل سازمان­ ها و نیل به اهداف بهره گرفت.

با پدید آمدن سازمان­ های تولیدی و بازرگانی بزرگ و افزوده شدن بر وظیفه­ های دولت­ ها چنین می نماید که به یک نظام اداری و کارگردانی تازه و برازنده و درخور نیاز می­ باشد.

آشکارا روشن است که فراهم آوردن فرآورده و خدمات برای مصرف جهانی را نمی توان بدون بهره­ بردن از  نظام اداری و پشتیبانی متناسبی با کارایی لازم به پیش برده و به منصه ظهور رسانید و به آن تحقق بخشید.

برای به­ جلو راندن کوشش­ های بزرگ گروهی و رشد و شکوفائی صنعتی و بازرگانی و کارگردانی خدمات گوناگون عمومی چاره­ ای نیست جز پدیدآوردن نظامی که بر پایه دانش و خرد انسان استوار باشد. این نظام را می­توان دیوان­ سالاری ( قوانین و مقررات اداری، مالی و استخدامی) نامید که ویژگی­ های آن بشرح زیر می­ باشد:

۱- کار و کوشش عادی و منظمی که برای دست یافتن به آماج های سازمانی لازم است به گونه­ ای روشن و ثابت به نام کار و وظیفه رسمی طبق قانون و آئین نامه یا مقررات اداری تقسیم و توزیع می گردد.

۲- پایگاه شغلی هر سازمان بر پایه سلسله مراتب سازمانی پایه­ بندی شده و هر پایگاه سازمانی فرودست زیر نظارت یک پایگاه سازمانی بالادست قرار می­ گیرد.

۳- کوشش­ های سازمانی پیرو یک رشته دستورهای کلی سازگار و هم­ آهنگ و عام هستند.

۴- کارکنان دیوان سالاری وظیف­ه های خود را به­ گونه ­ای رسمی و به­ دور از دوستی و دشمنی انجام می­ دهند.

۵- به کارگماری بر پایه شایستگی­ های فنی و جدا از نگرش­های شخصی و ویژگی­ های خصوصی و بیشتر از راه آزمون­ های همگانی صورت می گیرد.

۶- از همه کار و کوشش سازمان اسناد و مدارک لازم تهیه شده و در پرونده های ویژه نگهداری و آرشیو می­ گردد.

دیوان سالاری با به کار بستن رده­ بندی سازمانی، تقسیم کار و رواج ویژه کاری، به کارگماری افراد بر پایه تخصص و کاردانی شغلی، تنظیم قوانین و مقررات و دستورهای یکنواخت کار، تعیین دامنه وظیفه ها و اختیارات، دور ساختن رفتار و کردار سازمانی از مهر و کین شخصی، جدا ساختن مالکیت از مدیریت، اهمیت بخشیدن به بایگانی و آرشیو و نگهداری پیشینه­ کار و نوشت­ه ها و سرانجام پدیدآوردن انضباط عقلی و منطقی می­ تواند سازمان­ های بزرگ و گسترده برپا داشته تا همواره گروه بزرگی از مردمان به­ طور منظم در آن به­ کار بپردازند. و نیل به اهداف تشکیل­ سازمان (بهره ­اقتصادی و مالی، اثرگذاری فرهنگی و اجتماعی، آموزش و تحقیقات، تولید و بهره­ وری و ….) محقق گردد.

نیل به این اهداف علاوه بر داشتن مدیریت منابع­ انسانی و نمودار ­سازمانی و قوانین و مقررات اداری و مالی و استخدامی، مدیریتی مبتنی بر علم را (مدیریت علمی) می­ طلبد که در مبحثی مستقل و در آینده به آن خواهیم پرداخت.

منبع:

خدمات اداری