معرفی شغل مدیر داخلی  

این مدیر در فضای مجموعه و در کنار کارکنان می باشد و نحوه کار آنان را مشاهده می کند و اگر اشتباهی رخ دهد به فرد مقابل تذکر می هد. حال باید گفت که کنترل عمومی مجموعه چه در سازمان و چه در شرکت ها به عهده او می باشد.

افراد بسیاری که درگیر سمت های سازمانی و موسسه ای هستند با عناوین متفاوتی در حوزه مدیریت روبرو می شوند. یکی از از این عناوین مورد بحث و حیاتی در رده های سازمانی آشنایی با وظایف مدیر داخلی است.

بسیاری از افراد بهنبال این هستند تا به کار مدیر داخلی چیست ؟ پاسخ دهند. به جرات می توان گفت سمت سازمانی مدیر داخلی از جمله حیاتی ترین رده های سازمانی برای رشد و پیشرفت است. چرا که مدیر داخلی هماهنگ کننده مقامات ارشد با کارکنان بوده و بایستی از ریزترین مسائل موجود در محیط کاری و درگیر با کارکنان آگاهی داشته باشد و از سوی دیگر وظیفه گزارش رسانی بدون هیچ قید وشرط را بطور کامل به انجام برساند.

شرایط سازمانی در کار مدیر داخلی چیست ؟
همانطور که شرح داده شد مدیر داخلی از جمله رده های تحت نظر مدیر عامل است و در عین حال بصورت افقی با مدیران رده های دیگر ارتباط کاری داشته و کارکنان زیر نظر او فعالیت می کنند. مدیر داخلی بایستی همواره محیط کاری را مورد نظارت قرار داده و در صورت وجود کوچکترین مشکل، آن را با مقامات ارشد در میان گذاشته و در جهت حل و رفع مشکل و هماهنگی بهتر بکوشد.

حوزه ارتباطی در کار مدیر داخلی چیست ؟
شرایط کاری وسیع مدیر داخلی در دو بخش قابل بررسی است: اولین بخش در حیطه ارتباطات درون سازمانی است و بدین شرح است که مدیر داخلی نقطه مرکزی یک سازمان محسوب می شود و اغلب هماهنگی ها، پیام ها و امور اجرایی و اداری و پیگیری ها زیر نظر او صورت می گیرد.

پس از سمت مدیرعامل، مدیر داخلی گسترده ترین حوزه ارتباطی را در اختیار دارد و بنابراین باید از پایین ترین تا بالاترین رده سازمانی، وظایف های مرتبط با آنان، نوع درخواست ها، حوزه های شغلی و استخدامی و بسیاری موارد دیگر آگاهی داشته باشد.

دومین بخش کاری مدیر داخلی سازمان مربوط به ارتباطات برون سازمانی است: تمامی این وظایف در گرو آداب معاشرت و برقراری ارتباط صحیح و کارای مدیر داخلی با سازمان ها و خدمات در ارتباط است. وی بایستی بتواند با اتخاذ ارتباطات صحیح، امور سازمانی را در هر زمان و در هر موسسه دیگری پیگیری کند و از گره و مسائل موجود در روند انجام کار در سازمان های بیرونی آگاهی پیدا کند و در کمترین زمان ممکن در جهت رفع آنها بکوشد.

ویژگی های شخصیتی مطلوب در حیطه کار مدیر داخلی چیست ؟
مدیر داخلی باید روحیه مشتاقی برای یادگیری داشته باشد و به یادگیری نرم افزارهای مختلف و مرتبط و یا زبان های مختلف اشتیاق نشان دهد تا بتواند ارتباط موثری با درون و بیرون سازمان برقرار کند.

از جمله مهمترین ویژگی شخصیتی می توان به سازگاری و انعطاف پذیری اشاره نمود. ممکن است در ساعات غیر ارادی یا روزهای تعطیل نیاز باشد که از سازمان مربوطه نظارت کند و مسائل موجود را رفع و رجوع کند.

به عبارت دیگر مدیر داخلی همانند یک پزشک بایستی همیشه برای خدمت رسانی حاضر باشد. بعلت ارتباطات پیچیده و مختلط در هم، نیاز به برقراری نظم و انضباط بسیار منسجم است تا کارها در سمت و سوی خود دنبال شوند و یک مدیر داخلی بایستی حتما منظم و دقیق باشد.

خصوصیات فردی – شخصیتی مطلوب برای احراز سمت »مدیر داخلی«

یک مدیر داخلی نمونه:

- در فراگیری مطالب و تجربیات جدید توانمند و بسیار مشتاق است.

- در طول دوره قرارداد خود با انجمن نمیبایست مشغول به خدمت نظام وظیفه و یا تحصیل باشد.

- در شرایط کاری متغیر کاری، سازگاری و انعطاف پذیری خوبی از خود نشان میدهد.

- در انجام وظایف محوله پیگیری زیادی دارد و در رویارویی با موقعیتهای پیشبینی نشده با شهامت ظاهر میشود.

- در تمامی کارهای خود بسیار منظم و دقیق است.

- قدرت تشخیص بموقع مسائل و تصمیمگیری در مورد بهترین راه حل دارد.

- دارای مهارتهای روابط عمومی بالایی است: در شناخت اشخاص و انتخاب بهترین نوع برخورد با هر فرد، مستعد است.

- قابلیت این را دارد که ضمن حفظ ارتباط همه جانبه با مدیر خویش، با استقلال و بدون نظارت دائما مستقیم، وظایف محوله را به خوبی انجام دهد.

- در کار گروهی عضوی فعال و مسئولیتپذیر است.

- خوشرو و خوش اخلاق است و پوششی مناسب با شئونات رسمی اداری دارد.

- مسئولیتپذیر، دلسوز و متعهد است. وجدان کاری اون مثالزدنی و الگویی است برای سایرین.

- ذهنی منطقی و سیستمپذیر دارد و در انجام کارها هوشیار و با عرضه است.

- جایگاه خود را میشناسد و اهمیت سمت خویش را درک میکند.

خصوصیات فنی – مهارتی مطلوب برای احراز سمت »مدیر داخلی«

- دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی: ترجیحا در یکی از رشتههای روابط عمومی و یا مدیریت

- حداقل ۵ سال سابقه کار مرتبط

- روابط عمومی قوی

- آشنایی با اصول مکاتبات اداری )مفاهیم دبیرخانه(

- تسلط به نرمافزارهای کابردی )Office)

- تایپ سریع

- آشنا به ویندوز )اشکالات متداول ویندوز(

-  آشنایی به زبان انگلیسی

- سابقه کار در انجمن یوزپلنگ ایرانی، یک مزیت به حساب خواهد آمد.

شرح وظایف نسبت به مدیرعامل:

- تمامی ایمیلهای ارسالی از طرف مدیرعامل و پاسخ به آنها

- اشراف کامل به ارتباطات )Contact )انجمن و مدیرعامل و تسلط در پیدا کردن شمارهها و به روزرسانی آنها

- دقت در راهنمایی و محترم شمردن دوستان و میهمانان مدیرعامل

- دقت در انجام اموری که باید به مدیرعامل یادآوری گردد

- اطلاعرسانی به مدیرعامل هنگام خاتمه کار و ترک انجمن

- ایمیلهایی که برای مدیرعامل ارسال شده و مدیرداخلی به عنوان رونوشت )cc )انتخاب میشود، حتما تا حصول نتیجه نهایی پیگیری گردد.

- اقدامات لازم جهت اخذ ویزا و بلیط و امور مربوط به آن

- آماده کردن چک لیست سفر داخلی و خارجی مدیرعامل و اطمینان از آماده بودن ملزومات سفر

شرح وظایف در قبال سایر مدیران:

- دقت در برقراری تماسهای درخواستی مدیر و ارائه بازخورد در رابطه با تماس )در صورت عدم موفقیت یا موکول آن به زمان بعد(

- حساسیت فراوان در خصوص برگزاری به موقع جلسات

- در ارتباط دادن تماسها به مدیران از مدیران سوال شود که امکان صحبت با شخص مورد نظر دارند یا خیر؟

نوع قرارداد و میزان حقوق و مزایای سمت مدیرداخلی

قرارداد مدیرداخلی تمام وقت است. میزان حقوق وی در آن ذکر شده است. عقد قرارداد استخدامی با متصدی این سمت منوط به ارائه سفته به مقدار ۵۱ برابر حقوق ماهیانهی وی میباشد.

پاداش و جریمه های احتمالی به تشخیص مدیر مربوطه و نسبت به معیارهای ذیل تعیین می شود:

- .نظم و ضابطه مندی میزان کارکرد، ورود وخروج دقیق، پیروی از مقررات و آموزشها و...

- تسلط به ابزار کار )تایپ، نرمافزار، استفاده بی اشتباه از دستگاهها و امادهسازی بی نقص فایلها و نامهها و ...

- میزان رضایت مدیران مخصوصا مدیرعامل

- انعطاف پذیری وانجام وظایف فراسمتی )کارهای پیش بینی نشده و به اقتضای شرایط به وی سپرده میشود

-  اخلاق حرفهای و قدرت روابط عمومی

اختیارات و امکانات موجود برای صاحب سمت »مدیر داخلی«

- رایانه، تلفکس، پرینتر، اسنکر، دستگاه پوز بانکی

- با هماهنگی مدیر مربوطه میتواند برای انجام امور محوله برنامه ریزی کرده و خلاقیت شخصی داشته باشد.

- اختیارات بر حسب موارد کاری به تشخیص مدیر مربوطه به متصدی این سمت اعطا میشود.