معرفی شغل سرپرست/مدیر دفتر و مدیر پشتیبانی اداری  

توضیحات شغل

سرپرستی، نظارت، و هماهنگی فعالیت های کارکنان پشتیبانی اجرایی و امور اداری.

دانش ها :

خدمات مشتریان و پرسنل : دانش اصول و فرایندهای خدمت رسانی به مشتریان و پرسنل؛ شامل ارزیابی و سنجش نیاز مشتری، شناخت و بکارگیری استانداردهای کیفیت – در خدمات و ارزیابی رضایت مشتری.

نظارت و مدیریت : شامل دانش کسب و کار و مدیریت اصول مرتبط با برنامه ریزی راهبردی، تخصیص منابع، مدلسازی منابع انسانی، فنون رهبری، تکنیک ها و شیوه های تولید و هماهنگ سازی افراد و منابع است.

زبان فارسی : شناخت ساختار و محتوای زبان فارسی، از جمله معانی و املای واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان

دانش ریاضیات : شامل علم محاسبات، جبر، هندسه، حساب دیفرانسیل و انتگرال، آمار و کاربردهای آنها است.

آموزش و تعلیم : آموزش و تعلیم. دانش اصول و روشهای برنامه ریزی درسی و طراحی دوره های تعلیمی، تدریس و راهنمایی افراد و گروهها و نیز سنجش اثربخشی آموزشها

مهارت ها :

گوش دادن فعالانه : توجه کامل به آنچه که مردم می گویند، وقت گذاشتن برای درک نکات مطرح شده، پرسیدن سوالات مناسب، قطع نکردن سخن دیگران در زمان نامناسب.

سخن ورزی : سخن گفتن با دیگران برای انتقال کارآمد اطلاعات.

درک اجتماعی : آگاه بودن از واکنش های دیگران و فهمیدن اینکه چرا چنین عکس العمل هایی را نشان می دهند.

هماهنگی : تنظیم اقدامات خود به فراخور فعالیت های دیگران

مهارت مدیریت منابع انسانی : توانایی برانگیزش افراد، توسعه نیروها و هدایت آنها در کارها و نیز تشخیص بهترین افراد مناسب برای تصدی شغل ها

تفکر انتقادی : استفاده از منطق و استدلال برای شناخت نقاط ضعف و قوت راهکارهای جایگزین یا رویکردهای مطرح شده در مواجهه با مسائل

توانمندی ها :

بیان شفاهی : توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند.

درک شفاهی : توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه ها و جملات

بیان واضح : توانایی واضح صحبت کردن به گونه ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.

تشخیص گفتار : توانایی تشخیص و درک گفتار دیگران

شمّ مسأله یابی : توانایی کشف وجود اشکال؛ این توانایی مستلزم حل مسأله نیست، بلکه تنها کشف وجود مشکل است.

درک نوشتاری : توانایی خواندن و درک اطلاعات و نظرات مکتوب.

فعالیتهای حرفه :

کسب اطلاعات : مشاهده، دریافت یا هر روش دیگر کسب اطلاعات از تمام منابع اطلاعاتی مناسب

ایجاد ارتباط با سرپرست، همقطاران یا زیردستان : تأمین اطلاعات برای زیردستان، همکاران و سرپرستان از طریق تلفن، گزارش ها و فرم های نوشتاری، پست الکترونیکی یا ارتباط فردی

ایجاد و حفظ ارتباطات بین پرسنلی : توسعه و گسترش ارتباطات کاری سازنده و همکوشانه با دیگران و حفظ این ارتباطات در طی زمان

تعامل با کامپیوترها : استفاده از کامپیوترها و سیستمهای کامپیوتری (شامل سخت افزارها و نرم افزارها) برای اجرای برنامه ها، نوشتن نرم افزارها، ورود داده ها، نصب کاربری ها یا فراوری اطلاعات

راهنمایی، هدایت و انگیزه دادن به زیردستان : هدایت و راهنمایی زیردستان شامل تدوین استانداردهای عملکرد و کارآیی و پایش آنها

تصمیم گیری و حل مسائل : تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارزیابی نتایج جهت گزینش بهترین راهکار و حل مسائل

شرح کار :

تلفن : در شغل تا چه حد باید مکالمات تلفنی صورت بگیرد؟

پست الکترونیکی (ایمیل) : در شغل تا چه حد از پست الکترونیکی استفاده می شود؟

مذاکرات رودررو : این شغل تا چه حد نیازمند مذاکره رودررو یا گروهی با مردم است؟

تماس با دیگران : این شغل تا چه اندازه نیازمند تماس داشتن (تماس رودررو، تلفنی یا روشهای دیگر) با دیگران است؟

کار با گروه یا تیم : در شغل مربوطه تا چه حد کار با دیگران در قالب گروه یا تیم اهمیت دارد؟

سهم فعالیت های سازمان یافته و سازمان نیافته : شغل تا چه حد برای کارکنان سازمان یافته است و کارکنان کمتر نیازمند آن هستند که وظایف، اولویت ها و اهدافشان را تعیین کنند؟

علایق :

تجاری : شغل های تجاری دربردارنده راه اندازی و اجرای پروژه ها است. و می تواند رهبری و هدایت افراد و تصمیم سازی های متعدد را در بر بگیرد. گاهی اوقات این شغل ها نیازمند مواجهه با ریسک بوده و اغلب با کسب و کار در ارتباط هستند.

متعارف : شغل هایی که قاعده مند شده و مستلزم پیروی از روش های جا افتاده و فعالیت های عادی شده هستند؛ سر و کار فرد بیشتر با اطلاعات مفصل و داده های دقیق است تا نظرات شخصی.

اجتماعی : شغل های اجتماعی اغلب شامل کار با مردم، تعامل با آنها و آموزش آنها است. این شغل ها اغلب متضمن کمک و یا خدمات رسانی به دیگران است.

واقع گرایی : واقعگرایی شغلی در اغلب مواقع شامل فعالیت هایی است که مسائل و راه حل های عملی را دربر می گیرد. این امور غالباً با گیاهان، حیوانات و مواد موجود در جهان واقعی (همچون چوب، ابزارها و ماشین آلات) مرتبط است. اغلب شغل ها مستلزم کار در خارج بوده و کمتر با کارهای کاغذی یا کار در مجاورت دیگران مرتبط هستند.

هنری : شغل های هنری به کرّات مستلزم کار با شکل ها، طرح ها و الگو ها است. این شغل ها اغلب نیازمند خودابرازی بوده و کار در آنها مقیّد به قواعد سفت و سخت نیست.

پژوهشگرانه : شغل های پژوهشگرانه غالباً شامل کار با ایده ها است و نیازمند تفکر بسیار زیادی است. این شغل ها می تواند شامل جستجوی حقایق و کشف راه حل مسائل به صورت ذهنی باشد

سبک کار :

قابل اعتماد بودن : شغل نیازمند اعتماد، مسئولیت پذیری و عمل به تعهدات است.

صداقت و درستکاری : شغل نیازمند درستکاری و توجه به مسائل اخلاقی است.

توجه به جزئیات : شغل نیازمند داشتن دقت درباره جزئیات و انجام وظایف کاری است.

همکاری : شغل نیازمند داشتن روحیه خوش با دیگران و به تصویر کشیدن نگرش همکاری و پاک طینتی است.

تحمل استرس و فشار : شغل نیازمند پذیرش انتقادات و برخورد آرام و موثر در شرایط پراسترس است.

ابتکار و نوآوری : شغل نیازمند یک تمایل برای به عهده گرفتن مسئولیت ها و چالش هاست.

ارزشهای شغل :

پشتیبانی : مشاغلی که این ارزش شغلی را برآورده می سازند، مدیریت پشتیبانی که بتواند پشت کارکنان بایستد را ارائه می دهند. نیازهای متناسب با این ارزش شغلی عبارتند از: سیاستهای سازمانی، نظارت بر ارتباطات انسانی و نظارت فنی.

ارتباطات : مشاغلی که این ارزش شغلی را برآورده می سازند، برای کارکنان امکان خدمت رسانی به دیگران و کار با همکاران در یک محیط دوستانه و غیررقابتی را به وجود می آورند. نیازهای متناسب با این ارزش عبارتند از: همکاری، ارزشهای اخلاقی و خدمات اجتماعی.

استقلال (به عنوان ارزش) : مشاغلی که این ارزش شغلی را برآورده می سازند، برای کارکنان امکان تصمیم گیری شخصی و کار براساس تمایلاتشان را فراهم می کنند. نیازهای متناسب با این ارزش شامل خلاقیت، پاسخگویی و خودکار بودن است.

شرایط کاری : مشاغلی که این ارزش شغلی را برآورده می سازند، قادرند برای کارکنان امنیت شغلی و شرایط کاری مناسب را به وجود بیاورند. نیازهای متناسب با این ارزش شغلی عبارتند از: فعالیت، حقوق و مزایا، استقلال، امنیت و شرایط کاری

موفقیت : مشاغلی که این ارزش شغلی را برآورده می سازند، مشاغلی نتیجه گرا هستند که به کارکنان اجازه می دهند از قوی ترین توانمندی هایشان استفاده کرده و از شغل شان احساس رضایت کنند. نیازهای متناسب با این ارزش عبارتند از نیاز به استفاده از توانمندی ها و دستیابی به موفقیت است.

شناخت : مشاغلی که این ارزش شغلی را بر برآورده می سازند، امکان پیشرفت، پتانسیل لازم برای رهبری و اعتبار مناسب را به وجود می آورند. نیازهای متناسب با این ارزش عبارتند از: نیاز به پیشرفت، برخورداری از اختیار، شناخت و موقعیت اجتماعی مناسب.

سایر خدمات تیم

 

در صورت علاقه مندی به یادگیری کامل  مبحث، آشنایی با مشاغل جهت پیش ثبت نام و یا  شرکت در دوره ها کلیک کنید.

جهت پیش ثبت نام 

کلیک کنید...

درصورتی که به مشاوره پیرامون موضوع فوق علاقه دارید کلیک کنید...

اطلاعات بیشتر

کلیک کنید...