آشنایی بامفاهیم مقدماتی  

آشنایی با برخی از اصطلاحات

موجودیت (Entity): هر موضوعی که میخواهیم راجع به آن اطلاعاتی وارد کنیم.
جدول (Table): لیستی از سطرها و ستونها که داده ها در آنها نگهداری میشوند.( مجموعه فیلدها ورکوردها)
فیلد (Field): در جداول بانک اطلاعاتی، هر فیلد، یک ستون از جدول را شامل می شود که در واقع نمایانگر یک ویژگی از موجودیت است و شامل دو جزء نام فیلد و مقدار فیلد است.
در هر جدول سطر اول به نام فیلدها و سطرهای بعدی به مقادیر فیلدها اختصاص می یابد.
رکورد(Record): مجموعه ای از فیلدهای مرتبط به یکدیگر است. در هرجدول, هر سطر یک رکورد نامیده می شود.
کلیداصلی(primary key): به فیلدهایی که به ازای هررکورد در جدول مقدار غیرتکراری دارند، کلیداصلی می گویند وهرجدول فقط یک کلید اصلی دارد.

آشنایی با انواع داده ها در Access

در جدول زیر انواع داده ها در یک بانک اطلاعاتی توضیح می دهیم:

به صورت کلی اجزای یک بانک اطلاعاتی شامل موارد زیر است:
1- جداول (Tables): هر داده، در یک خانه از جدول نگهداری میشود.
2- فرمها (Forms): واسطی کاربری برای ورود، ویرایش، حذف و نمایش داده ها.
3- پرس و جوها (Queries): جهت استخراج اطلاعات مورد نظر از یک یا چند جدول بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد.
4- گزارشها: برای نمایش، خلاصه سازی، ارسال و چاپ اطلاعات موجود در جداول بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند.
5- ماکروها (Macros): عملگرهایی هستند که داده های موجود در پایگاه داده را به دستورهای کلیدی فرمان متصل می کنند جهت سریع سازی کارها در بانکهای اطلاعاتی استفاده می شوند (بدون نیاز به برنامه نویسی).
6- ماژولها (Modules): توابعی هستند که اشیای دیگر موجود در پایگاه دده را پردازش و در هنگام بروز خطا، خطایابی میکنند همانند ماکروها باعث افزایش کارایی عملکرد بانکهای اطلاعاتی می شوند، البته از طریق برنامه نویسی.

اجرای نرم افزارAccess

نکته: ورژنهای قبل از 2007 این نرم افزار، فایلهای بانک اطلاعاتی را با پسوند mdb ذخیره می کرد، اما ورژنهای 2007 و بالاتر از آن بانکها را با پسوند accdb ذخیره مینماید. در ضمن باز نمودن فایلهای mdb همچنان در ورژنهای جدید امکان پذیر است.
برای باز کردن یک بانک اطلاعاتی از گزینه Open در منوی Office استفاده می شود. در صفحه شروع به کار Access امکان بازکردن بانک اطلاعاتی که اخیرا باز شده، ایجاد بانک اطلاعاتی جدید و ایجاد بانک اطلاعاتی بر اساس الگو، وجود دارد.
از قسمت new و sample templates می توانید نمونه بانکهای موجود در نرم افزار را فراخوانی کرده و به سلیقه خود تغییر دهید، پس از فراخوانی یک الگو، پنجره نرم افزار به صورت زیر خواهد بود:

ریبون (Ribbon) متشکل از زبانه های اصلی همچون Home ,create, External Data ,Database Tools می باشد که هر کدام شامل چندین گروه ابزار برای ویرایش و پیمایش بانک اطلاعاتی می باشند.
از Navigation Pane جهت طبقه بندی اجزای بانک اطلاعاتی؛ بر حسب جداول، گزارشات، پرس و جوها، ماکروها، ماژولها و .... استفاده میگردد. برای این منظور به ترتیب تصویر زیر عمل نمائید:

پس از انجام این کار، می توانید جداول موجود در بانک اطلاعاتی را از قسمت Tables مشاهده و برای باز نمودن و ویرایش آنها بر روی عنوان جداول دابل کلیک کنید:

چهار نما در پایین صفحه، برای نمایش جداول بانک اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار دارد.
نمای Data sheet: در این نما می توان رکوردها را مشاهده، مرور، ویرایش و حذف نمود.
نمای Design: در این نما می توان ساختار بانک اطلاعاتی و تعاریف فیلدها و نوع داده ای آن ها را مشاهد ه و ویرایش نمود.
نمای PivotTable: در این نما می توان فیلدهای مورد نظر را برای نمایش انتخاب نمود و تمامی فیلدهای جدول را نمایان نکنیم، این نما برای انجام عملیات آماری روی رکوردها نیز به کار برده می شود.
نمای PivotChart: در این نما نتایج عملیات آماری روی رکوردها به صورت نمودار نمایش داده می شوند.

برای مرور رکوردها در نمای Data sheet از نوار مرور رکوردها در پایین صفحه و یا از قسمت Go to در گروه find از زبانه Home استفاده می شود. در ضمن از کلیدهای Enter ,Tab، Arrow keys و Shift+Tab نیز می توان جهت جابجائی بین فیلدها و رکوردها استفاده نمود.

منبع:

ITpro

کتاب Access Office 2003