فیلترینگ و ایجاد ارتباط بین جدولها  

فیلتر کردن جدولها:

فیلترها گاهی اوقات بهترین راه برای نمایش موقت داده های مشخص جدول هستند:
برای عدم نمایش رکوردهایی که لازم ندارید
برای محدود کردن نمایش رکورد های یک سال از بین سال ها
برای بازیابی رکوردهای پراکنده
برای ذخیره فیلدها در مسیرهای مختلف(صعودی، نزولی و ...)

روش اول برای انجام فیلتر، بدین صورت است که ابتدا فیلد مورد نظرتان که میبایست حاوی مقدار خاصی باشد را انتخاب نمائید. سپس در گروه Sort & Filter گزینه Filter را انتخاب نمائید، مطابق تصویر زیر:

سپس از منوی باز شده که حاوی کلیه اطلاعات موجود در این فیلد است، مقدار خاصی را که برای نمایش یا عدم نمایش مورد نظرتان است، انتخاب نمائید و سایر مقادیر را غیر فعال کنید، همانند تصویر زیر:

نکته ای که اینجا نباید از آن غافل بود، این است که در این قسمت با استفاده از گزینه Text Filters میتوانید به تنظیمات بیشتری بشرح ذیل برای فیلتر کردن دسترسی داشته باشید:

روش بعدی برای انجام فیلتر این است که مکان نمای خود را در سلول حاوی مقدار خاص از فیلد مورد نظرتان قرار دهید و سپس در گروه Sort & Filter از زبانه Home گزینه Selection را انتخاب نمائید، مطابق تصویر زیر:

برای از بین بردن اثر فیلتر بر روی فیلد، میتوانید در گروه Sort & Filter از زبانه Home از گزینه Toggle Filter استفاده نمائید، و اگر دوباره این گزینه را انتخاب کنید، مجدداً فیلترینگ به جدول اعمال خواهد شد.

برقراری ارتباط بین جدولها در بانک اطلاعاتی:

از آنجا که یک بانک اطلاعاتی میتواند شامل یک و یا چندین جدول باشد، با توجه به هدف از ایجاد بانک اطلاعتی، ممکن است ناچار به ایجاد برقراری ارتباط بین دو و یا چند چدول شویم. به عنوان مثال بانک اطلاعاتی یک دبیرستان را در نظر بگیرید، که میتواند شامل جدولهای مشخصات دبیران، مشخصات دانش آموزان، مشخصات کارمندان ، مشخصات دروس، نمرات و ... باشد. ما در این دیتابیس برای تشخیص اینکه چه دانش آموزی، چه دروسی را با چه نمره ای گذرانده، صد در صد مجبور به برقراری ایجاد ارتباط بین دو جدول دانش آموزان و دروس خواهیم بود.

برای تفهیم بیشتر موضوع، طبق مثال زیر عمل مینمائیم:

جدول فوق شامل مشخصات دانش آموزی ، مشخصات دروس و نمرات میباشند. همانگونه که مشاهده مینمائید؛ جدول نمرات شامل شماره دانش آموزی و شماره درس و نمره مأخوذه در آن میباشد، اما نام دانش آموز و نام درس در آن قابل مشاهده نیست.

برای مشاهده مشخصات دانش آموز و مشخصات درس به همراه نمره آن، میبایست بین سه جدول فوق ارتباط برقرار کنیم . از فیلدهای موجود در جدول نمرات مشخص میگردد که فیلد شماره دانش آموزی در آن با همین فیلد در جدول مشخصات دانش آموزی مشترک میباشد و فیلد شماره درس در جدول نمرات با همین فیلد در جدول مشخصات دروس مشترک است.

با توجّه به اینکه فیلد شماره دانش آموزی در جدول مشخصات دانش آموزان و فیلد شماره درس در جدول مشخصات دروس، مقادیر منحصر بفردی دارند، پس به عنوان کلید اصلی در این جداول انتخاب میشوند، اما این فیلدها در جدول نمرات شامل مقادیر تکراری¬اند و به عنوان فیلدهای مشترک شناخته مشوند.

نکته: در این جداول که قرار است بین آنها ارتباط برقرار گردد، جدولی که دارای فیلد مشترک با مقادیر منحصربفرد است به عنوان جدول اصلی و جدولی که دارای فیلد مشترک به مقادیر تکراری است به عنوان جدول فرعی شناخته میشود. در مثال بالا جدولهای مشخصات دانش آموزان و جدول مشخصات دروس به عنوان جدول اصلی و جدول نمرات به عنوان جدول فرعی مطرح میباشند.

نکته: فیلد مشترک در جدول فرعی، به عنوان کلید فرعی شناخته میشود و الزامی بر مساوی بودن عنوان این فیلد با فیلد مشترک در جدول اصلی نمیباشد. و میبایست این فیلدها شامل مقادیر یکسانی از لحاظ ویژگی داده ها باشند.

نکته: جدولهائی را که میخواهیم با هم ارتباط دهیم، میبایست در یک دیتابیس باشند.

هم اکنون برای ایجاد ارتباط بین جدولهای بالا، یکی از جدولها را باز میکنیم، سپس از گروه Relationships در زبانه Database Tools گزینه Relationship را انتخاب میکنیم (در Access 2013) پس از انجام این کار کادر Show Table نمایان میگردد و اگر ظاهر نشد، بر روی گزینه Show Table از گروه Relationships کلیک کنید.

نام جداولی که مورد نظرتان است را انتخاب و گزینه Add را انتخاب کنید تا بصورت کادری کوچک مطابق تصویر زیر به صفحه اضافه گردند و در آخر گزینه Close را انتخاب کنید.

هم اکنون قبل از ایجاد ارتباط بین جداول، جدولهائی که قبلاً در این دیتابیس باز بوده اند را ببندید و فقط ویزارد مربوط به Relationships را باقی بگذارید تا در حین ایجاد ارتباط با پیغام خطا روبرو نشوید، پس از انجام این کار، کلید اصلی از جداول اصلی را با انتخاب و دراگ کردن بر روی فیلد مشترک در جدول فرعی بکشید، با انجام این کار کادر Edit Relationships بصورت زیر مشاهده میشود:

این کادر نام فیلدهای شرکت کننده در ارتباط را نمایش میدهد و برای اینکه قوانین مربوط به جامعیت ارجاعی اجرا شوند گزینه Enforce Referentioal Integrity را انتخاب کنید.

این قوانین شامل موارد زیر میباشد که در ایجاد ارتباطات توسط Access رعایت میگردد:

1- از ورود مقادیر در فیلد کلید خارجی (در جدول فرعی) ممانعت صورت میپذیرد اگر این مقادیر در فیلد کلید اصلی (از جدول اصلی) وجود نداشته باشد.

2- به کاربر اجازه ویرایش مقادیر و یا حذف رکوردی از جدول اصلی که در جدول فرعی نیز استفاده شده است را نمیدهد.

همانگونه که توضیح داده شد با اعمال قوانین مربوط به جامعیت ارجاعی دچار مقداری محدودیت در حذف و بروزرسانی جداول مرتبط میشویم، ولی برای این منظور میتوانیم از قابلیتهای حذف و بروز رسانی آبشاری فیلدها با استفاده از گزینه های Cascade Delete Related Fields و Cascade Update Related Fields برخوردار شویم.

با استفاده از قابلیتهای حذف و بروز رسانی آبشاری فیلدها وقتی کلید اصلی در جدول اصلی تغییر پیدا میکند، مقدار فیلد مشترک در جدول فرعی نیز تغییر پیدا میکند، و هنگامی که رکورد فیلد اصلی در جدول اصلی حذف گردد، این مقدار نیز از فیلد مشترک در جدول فرعی حذف میگردد.

و در نهایت گزینه OK را انتخاب نمائید.

منابع:

ITpro

کتاب Access Office 2003