ایجاد پرس و جو(Query)  

در خصوص ایجاد ارتباط بین جداول یک بانک اطلاعاتی، میبایست این نکته را یادآور شوم که با توجه به اینکه چه تعداد رکورد از طریف فیلد مشترک در دو جدول با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند نوع ارتباطها به چند دسته تقسیم میشوند:

1- ارتباط یک به یک (One to One): این نوع ارتباط زمانی میتواند برقرار شود که یک رکورد از یک جدول فقط با یک رکورد از جدول دیگر در ارتباط باشد.
2- ارتباط یک به چند (One to Many): در این نوع ارتباط یک رکورد از یک جدول با چند رکورد از جدول دیگر از طریق فیلد مشترک در ارتباطند.
3- ارتباط چند به چند (Many to Many): یک رکورد از جدول اول با چند رکورد از جدول دوم و همچنین یک رکورد از جدول دوم با چند رکورد از جدول اول در ارتباط است.

حذف ارتباط بین جدول ها:

برای حذف ارتباط، بر روی خطوط ارتباطی که قصد حذف آن را دارید کلیک کرده و کلید delete واقع در صفحه کلید را فشار دهید وهمچنین میتوانید بر روی خطوط ارتباطی راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه deleteرا انتخاب کنید .
با انتخاب هریک از حالت های فوق کادر اخطار نمایان می شود که از اطمینان برای حذف ارتباط پرسش می کند .

ایجاد پرس و جو (Query):

پرس و جوها نیز شامل انواع مختلفی است، پرسو جوئی که شامل انتخاب یک یا چند رکورد از جداول خاص یا از سایر پرسو جوها میشود، اصطلاحاً «پرس و جوی انتخاب» (A select Query) نامیده میشود. نتایج پرس و جوها نیز دقیقاً شبیه جداول قابل ذخیره و رکوردهای آن قابلیت حذف، فیلتر و مرتب سازی را دارا میباشد.

برای ایجاد پرس و جو به گروه Queries از زبانه Create میرویم، همانگونه که ملاحظه مینمائید در این قسمت به دو روش میتوانیم پرسو جو استفاده نمائیم:

روش اول) انتخاب Quey Wizard:

با انجام این کار ویزارد New Query باز میشود:

با انتخاب گزینه Simple Query Wizard، از «پرس و جوی انتخاب» (A select Query) می توانید استفاده نمائید؛ در مر حله بعدی شما میتوانید فیلدهای مورد نظر از تمامی جدولهای بانک اطلاعاتی را در پرس و جوی خود دخیل کنید:

در کادر بعدی، از شما نحوه نمایش رکوردها از فیلدهای انتخاب شده را سوال میکند، گزینه Detail، تمامی محتوای رکورد را با جزئیات نمایان میکند و گزینه Summary خلاصه وضعیتی از رکوردها را نشان میدهد، این گزینه بیشتر برای داده های عددی مورد استفاده قرار میگیرد. ما گزینه Detail را انتخاب میکنیم:

در قسمت بعدی، میبایست نامی برای Query و نحوه نمایش آن را در نمای Datasheet یا نمای Design انتخاب کنید:

و در نهایت Query ایجاد شده همانند یک جدول در یکی از نماهای انتخاب شده (بصورت پیشفرض در نمای Datasheet) نمایان میگردد.

طبق مراحل بالا کارنامه دانش آموزان توسط Query ایجاد گردید. البته با توجه به ارتباطی که در قسمت قبلی مقاله، بین جداول ایجاد کرده بودیم.

روش دوّم) ایجاد پرس و جو با Query Design:

پس از انتخاب Query Design در گروه Queries از زبانه Create، کادر Show Table بصورت زیر نمایان میگردد:

در این کادر شما با گزینه Tables، جداول، و با گزینه Queries، پرس و جوها و با گزینه Both هم جداول و هم پرس و جوهای موجود در بانک اطلاعاتی را برای شرکت در پرس و جوی جدید، میتوانید استفاده کنید. پس از انتخاب (Add نمودن) موارد لازم با انتخاب Close کادر مورد نظر بسته میشود و در قسمت پائین صفحه، با استفاده از گزینه های موجود قادر به انتخاب فیلدها و تعریف شرایط آنها برای حضور در پرس و جو کنید.

شما با دابل کلیک نمودن بر روی عنوان فیلدها در هر یک از جداول میتوانید آنها را به پایین صفحه اضافه و در پرس و جوی خویش نمایش دهید.

گزینه های موجود در این قسمت بشرح زیر میباشد:

Field: نام فیلد
Table: نام جدول
Sort: جهت مرتب سازی صعودی (Ascending) یا نزولی (Descending) فیلد
Show: نمایش یا عدم نمایش فیلد
Criteria: معیاری برای نمایش رکوردها از طریق اعمال شروطی مثل =، ، ، =
Or: شرطی که در این مکان قرار گیرد، با شرط قید شده در قسمت criteria توسط عملگر Or ترکیب میشود و هر دو شرط یا هر کدام که صادق باشد نمایان خواهد شد.

برای ذخیره کردن Query دقیقاً شبیه ذخیره کردن جدول عمل کنید. در ضمن برای نمایش نتیجه پرس و جو، میتوانید بر روی عنوان پرس و جو راست کلیک نموده و گزینه DataSheet View را انتخاب کنید و یا از گروه Results در زبانه Design گزینه Run را انتخاب نمائید.

منابع:

ITpro

کتاب Access Office 2003