ایجاد گزارش به منظور استخراج دادهها از جداول بانک اطلاعاتی وخلاصه سازی آنها با هدف چاپ انجام میگیرد؛ قابلیت مهم گزارش، امکان چاپ اطلاعات با ساختار و چیدمانی است که مورد نظر کاربر است.
اعتبار هدیه بگیرید و مشارکت کنید
با اعتبار هدیه، از خدمات ویژه استفاده کنید
در بازارکار حسابداری و مالی بدرخشید
خدمات مالی و حسابداری خود را معرفی کنید
از روشهای ایجاد گزارش استفاده از ابزارهای Report Wizard و Report میباشد. ساده ترین و سریعترین روش برای ایجاد گزارش استفاده از ابزار Report است زیرا با استفاده از این ابزار، کل جدول بدون هیچ گونه سوال از کاربر، بصورت یک گزارش در قالب چاپی آماده می گردد. به علاوه این امکان وجوددارد که یک ستون منفرد، گروهی، برچسب های پستی وخلاصه ای از گزارش ها را تهیه کنید؛ گروه بندی به شما اجازه می دهد داده ها را در گروه های منطقی تقسیم بندی کنید .
برای ایجاد گزارش با این روش ابتدا Table یا Query خود را در نمای Datasheet باز نموده و سپس ابزار Report از گروه Reports در زبانه Create را انتخاب نمائید. بدینوسیله گزارشی همنام با Table یا Query مورد نظرتان ایجاد میگردد. برای ذخیره کردن آن همانند ذخیره کردن سایر اجزای بانک اطلاعاتی که قبلاً توضیح داده شد عمل نمائید:
گزارشها را می توان در4 نمای Report ,Layout ,Print Preview و Design مشاهده نمود.
نمایPreview Print: آنچه در کاغذ دیده می شود را دقیقا نشان داده و امکان تنظیمات چاپ را فراهم می کند. در واقع این نما به منظور اطمینان از درستی و بی نقص بودن گزارش هنگام چاپ به کارمیرود زیرا آنچه قرار است روی کاغذ دیده شود را نشان میدهد. (همانند تصویر زیر) درضمن در این نما نمی توان گزارش را ویرایش کرد.
نمای Report: نیز (همانند تصویر زیر) تقریبا هرآنچه که باید چاپ شود را نشان داده میشود, اما لبه های کاغذ را در صفحه نمایش مشخص نمیکند، بنابراین حاشیه های واقعی را نمی توان مشاهده کرد. دراین نما نیز نمی توان گزارش را ویرایش کرد.
نمای Layout: این نما ظاهرا شبیه نمای Report است ولی بر خلاف نمای Report قابلیتهای زیر در آن فراهم است: 1- امکان صفحه آرایی و تغییر چیدمان گزارش 2- قالب بندی محتوای گزارش مانند تغییر قلم, رنگ ,سایز ,ترازبندی و غیره 3- مرتب سازی رکوردها، گروهبندی آنها و انجام عملیات محاسباتی نظیرمجموع و میانگین روی رکوردها (تمامی این تنظیمات از طریق انتخاب فیلد مورد نظر و راست کلیک بر روی آن امکان پذیر است) 4- استفاده از قابلیت AutoFormat بمنظور قالب بندی آماده گزارش
منظور از گروهبندی این است که رکوردهایی که مقدار مشترکی در یک فیلد دارند در یک گروه قرار میگیرند و در گزارش پشت سر هم ظاهر می شوند، برای این منظور میبایست بر روی فیلد مورد نظر راست کلیک نموده و گزینه Group on را انتخاب کرد، همانند تصویر زیر در این نما که بر اساس نام خانوادگی گروه بندی شده است:
برای انجام عملیات محاسباتی نیز پس از راست کلیک بر روی فیلد عددی مورد نظر، با استفاده از گزینه Total عملیاتی همچون Sum، Average، Max MinوCount Records در دسترس میباشد.
نمای Design: برای اصلاح طراحی گزارش به کار می رود در این نما میتوان محل اجزای گزارش و عناصر تشکیل دهنده آن را تغییر داد. کم و زیاد کردن تعداد فیلدها و تعیین دقیق محل آنها در گزارش در این نما انجام میشود. به علاوه تمام عملیاتی که در نمای Layout ذکر شد در این نما نیز قابل اجراست با این تفاوت که در این نما رکوردها دیده نمی شوند. در زیر تصویری از این نما مشاهده مینمائید:
Report Header: هر آنچه در این بخش قرار بگیرد در ابتدای گزارش دیده می شود. معمولا در این بخش عنوان گزارش، آرم یا لوگو,تاریخ و ساعت گزارش و ... قرار میگیرد. Page Header: محتوای این بخش در ابتدای هر صفحه از گزارش در صفحه اول پس از Report Header قرار میگیرد مانند عنوان فیلدها. Details: این بخش شامل جزئیات گزارش است مانند رکوردها. Page Footer: محتوای این بخش در انتهای هر صفحه از گزارش دیده می شود، مانند شماره صفحه . Report Footer: هر آنچه در این بخش قرار بگیرد در انتهای گزارش دیده میشود ماند نتایج محاسباتی Sum, Average, …
ITpro
کتاب Access Office 2003
ثبت نام و عضویت میز کار
